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　　面对高度信息化的社会发展趋势，信息技术开始在国民经济建设中得到广泛应用，政府机构的职能也正从管理型转向管理服务型，不仅承担着大量的公众事务的管理和服务职能，也承担着政府信息资源的开发，以及面向公众提供政府信息资源服务的职能，因此，政府机构的信息化建设愈来愈显得重要和迫切。为适应高度信息化的社会发展，提高办事效率、建立运转协调、行为规范的政府行为管理体系已成当务之急。基于internet 技术的普及应用，随着网络建设的完善，基于Internet或Intranet的以网络技术智能化为核心的应用软件，已成为政府办公信息化建设的发展趋势。
　　UPSA网络办公自动化系统充分利用互联网通信技术，改变了传统的办公方式，将办公系统建立在网络上，使办公系统实现移动化、实时化、高效化、无纸化，用计算机网络技术来推动现代办公效率的提高。

　　UPSA网络办公自动化系统开发的目标为：
· 信息的充分共享。
· 为领导决策提供最大的支持。
· 用电子流程再现人工流程，逐步实现无纸办公，文档一体化。
· 节约单位办公成本。
· 极大地提高工作人员的工作效率。
· 保证信息的及时获取。
· 规范单位的管理体制。
· 友好、便捷的管理界面。

　　UPSA网络办公自动化系统特点：
1）友好的管理界面。
友好的管理界面，使用户单位的管理员对软件系统的定制和管理变得非常容易，只须具有计算机基本知识就可很快掌握应用和管理。
2）流程科学合理。
本系统各功能项与个人事务配合使用的方分，使工作流程更加直观。根据权限级别可为本人或下级制定工作计划或工作安排，一般用户只需经常查看个人工作计划并处理待办事宜即可进行日常办公。
3）维护方便
因为系统是基于先进的Browser/Server体系机构，客户端只需要浏览器即可完成所有功能。保证客户端的零维护，同时保证工作人员随时随地的实现自动化办公。
4）功能强大、涵盖面广
系统包括了单位内部管理的绝大部门功能，从资源、人事、公文、内部交流、行政、个人日常事物等各领域。
5）强大的权限管理功能。
系统权限分三种：所有人都可以使用的功能、系统限定的特殊人使用的功能、系统管理员分配的权限。其中指定的权限可以按部门指定，方便地设计部门员工的权限的同时还可以指定部门下员工的特殊权限。通过权限设计保证数据的安全性。
6）支持移动办公、异地办公。
由于本系统是放在网络上的虚拟办公系统，用户不仅可以在外出时通过笔记本电脑（装入本系统的环境，键入用户使用密码，通过拨号上网远程访问本系统。）查看信息、审批公文、查看处理本人的待办事宜等；而且可以在家用计算机中通过浏览器使用本系统，在家中处理待办事宜、查询信息。

　　UPSA网络办公自动化系统主要实现以下功能：
(1) 日常办公：日常办公是OA办公系统中协同工作的窗口，是具体处理各种工作的场所。各人的工作事务在此进行分类，按[拟办工作]、[待办工作]、[在办工作]、[转发工作]列表显示，同时根据工作的轻重缓急、办理时间和办理状态自动排列，可依次进行办理。
(a) 拟办工作：使用人可根据流程的使用权限选择相应的流程来创建和发起一项新工作，并根据流程的设定发送到下一环节。
(b) 待办工作：可查看和签收别人发来的工作。
(c) 在办工作：使用人可逐项办理已签收的工作，办理完转发到下一个环节；办理方式和办理权限由使用的工作流程中相应环节定义所决定。
(d) 转发工作：可查看到下一环节办理人接收工作的情况。
(e) 委托办理：系统具有委托办理功能，在外出时可将需要自己办理的某些工作或全部工作委托他人办理，待回来后再收回办理权限。
(f) 流转监控：流程管理者可在流程监控中对所管理的流程中事务的办理情况进行监控和催办。
(g) 工作计划管理:主要包括员工工作计划和本人工作计划。员工工作计划只有被授权的部门负责人拥有此功能，部门的负责人可对本部门的员工安排工作，也可对此工作的进展情况进行查看。普通用户只能查看个人的工作安排和管理自己本人的工作计划及日常事宜。
2. 文件管理：文件是信息和知识的载体，文件管理的目地是对文件的产生、存储和访问进行有效的组织与控制， OA办公系统的文件管理模型以管理理论和广泛的实际需求为依据，提供强大的可定制功能，可适应各种规模的组织对文件管理的要求。并且具有强大的组合查询和全文检索功能，使文件的查询利用轻松方便。
(a) 普通文件库：该类型文件库可用于保存各类日常工作文件。
(b) 只读文件库：该类型文件库一般用于各类审批文件的存档。
(c) 签出-签入文件库：该类型文件库可用于管理组织中的重要
文件和知识。
3、 公文管理：包括
(a) 基础设置：主要用于设置和维护主题词、主送单位、抄送单位、分送单位、文种流水号等基础信息。
(b) 发文管理：主要进行发文的全过程管理，由发文拟稿、发文办理、发文登记、发文归档、发文查询等几部分构成。
(c) 收文管理：主要进行收文的全过程管理，分办文和阅文两类。收文包括办文办理、办文归档、办文查询、转办文件几个部分；阅文包括阅文登记、阅文办理、阅文归档、阅文查询及各部分。
4、 会议管理：会议管理提供对会议的全过程进行管理，由会议计划和会议纪要两部分组成，会议计划包括：计划拟定、计划审批、通知和会议安排查询。会议纪要包括：纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询，计划审批和纪要办理的流程可在流程定制中由用户进行自定义。提供对会议安排和会议纪要方便的查询功能。OA办公系统中使用单位可根据管理的需要设置多个会议管理库，以便分部门应用。每个会议库可进行相应的权限设置，可设置：管理者、会议计划者、纪要拟稿者和查阅者。
5、公共信息：包括
(a) 电子公告牌：电子公告牌相当于日常办公中公告板，可以发布各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门或小组也可以建立自己的公告牌系统。还可利用公告牌进行各种信息传递。
(b) 电子论坛：电子论坛类似一个非正式的会议室，为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。
(c) 电子刊物：可在网上编辑和发布本单位内部的电子刊物。刊物编辑将有关信息筛选汇集成电子刊物，并在网上进行发布，组织中的全体人员都可进行投稿和阅览已发布的刊物。
6、电子邮件：使用电子邮件可与组织内部及外部的人员进行E-mail通信，可制作、发送、接收、阅读、回复、广播、查询、打印和保存E-mail。Notes R5支持Internet标准，因此您可以在一个通用的邮箱中收发所有E-mail帐号的邮件，不论这些帐号是建立在Domino服务器上，还是在Internet邮件服务器上。
7、人力资源管理
　　此管理模块包括人力资源管理的功能，包括员工的基本档案、职位变动情况、奖惩情况、考核情况、工资档案等。授权的用户可进行管理，其他用户根据浏览权限的级别浏览本部门或个人资料。
8、辅助办公：提供各种辅助办公模块，方便用户选用；各模块功能简单实用，是提高办公效率的帮手。辅助办公模块包括：名片管理、时刻表、人事管理、图书管理、物品管理等。
9、资源预约管理
可对单位内部的公共资源进行分类管理，用户可以更有效的共享单位的公共资源（会议室、车辆等），维护其中的所有资源信息，也可以按时间查看资源的当前预约状态。
10、系统管理：包括
(a) 系统初始化：系统开始运行的初始信息设置。
(b) 组织机构：对组织机构进行设置，包括部门设置、岗位设置和职员设置，以及各部门、各岗位职能的描述。
(c) 表单定制：为管理员提供一个集中定义各个子系统所用表单的界面。管理员可根据本单位业务需求，定义出各种格式的表单，提供给OA系统中的各子系统应用。
(d) 流程定制：管理员无需进行编程便能快捷地自定义出完全适合本单位各项办公和管理需求的工作流程，使办公事务处理规范化，实现协同工作；定制项目丰富，可很好地满足组织中各种事务处理流程的需要。可方便地定制出办文、阅文、发文处理流程及各项审批、签核等工作管理流程
(e) 字典库：对公共的和每个人的常用办公词语进行预先设定，日常办公中就可直接选用，提高办公效率。
11、帮助信息
对系统提供电子帮助文档信息。
*12、稿件追踪
此项功能为定制功能，当有投稿人通过邮件系统进行投稿后，即可追踪稿件进入哪一种地步，即可通过查询得到稿件已经经过哪位批阅过。下一步将会到达哪里，同时记者可对稿件进行审核。

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